メールアドレス自動整形ツールで、返信が届かない入力ミスを送信前に防ぐ
メールアドレス自動整形ツールは、フォームに入力された宛先の表記を送信前に整え、書式の誤りや打ち間違いを本人に知らせる仕組みだ。
問い合わせへの返信が届かない、注文の確認メールが先方に届かない、という事態は、送信側からは気づけない。
全角の英数字や前後の余白、点の抜けを、送信ボタンを押す前の画面で直せるようにすると、失われていた連絡を取り返せる。
私たちは、問い合わせ・会員登録・注文のフォームへ、この仕組みを組み込んできた。
誤った宛先を減らすと、後から電話で確認し直す手間がなくなる。
メールアドレス自動整形ツールは、送信前に何を直すか
送信前の入力欄で、宛先の表記を整え、誤りを本人に知らせる。
入力した人が自分で直し、それから送信する流れを作る。
後から返信の不着に気づくのではなく、そもそも誤った宛先で送らないようにする。
入力された表記を、一つに揃える
フォームにメールアドレスを入力すると、まず表記のばらつきを解消する。
同じ宛先が複数の形で登録されることを防ぎ、後の処理へ渡す時点では一定の形に揃う。
これを送信前に行うので、表記のゆれを理由にした連絡の途切れは起きない。
誤りは、送信前の画面で本人に知らせる
書式の誤りは、送信の前の画面で本人に示す。
後から電話で尋ねるのではなく、入力した人がその場で内容を見て直す。
間違った宛先のまま登録されることは減る。
返信が届かない宛先は、問い合わせを消してしまう
宛先が誤ったままフォームに登録されると、返信メールは相手へ届かない。
送信側の画面では送信済みに見えるため、こちらからは気づけない。
相手には、返事をくれない事業者に見える。
送信済みに見えるのに、相手へ届いていない
問い合わせに返信しても、宛先が誤っているとメールは相手へ届かない。
送った側の画面には送信済みと残るため、入力ミスに気づけない。
入力ミスがどこで起きたのかを後から追跡する方法もないため、同じことが繰り返される。
相手は無視されたと感じ、そのまま離れる
返信が届かない相手は、こちらが返事を出していないと感じる。
無視されたと感じた相手は、そのままほかの事業者へ問い合わせ先を移してしまう。
せっかく送られてきた問い合わせを、宛先の誤りだけで失うことになる。
全角のゆれ、空白、記号の抜けを入力欄で整える
自動整形ツールがまず行うのは、宛先として成り立つ表記に直すことだ。
全角の文字、前後の余白、@や点の位置の誤りを、入力欄の中で整える。
全角と余白を、半角の一つの表記へ直す
全角の英数字は半角へ変換し、前後の空白は取り除く。
たとえばコピー＆ペーストで「 taro＠example．com 」のような入力が入っても、半角のtaro@example.comへ整う。
同じ相手が別の表記で登録されることを防ぎ、ほかのシステムへ渡す前の表記も揃う。
宛先として成り立たない形式を、その場で判定する
記号の抜けや位置のおかしさなど、宛先として成り立たない形式をその場で判定する。
@がない、点の位置が不自然、といった状態は、送信前の画面で本人に伝わる。
入力した人が直せる。
ドメインの打ち間違いと、受信できるかの状態をみる
次に、@より後ろのドメイン部分をみる。
打ち間違いの多いドメイン表記には正しい候補を提示し、メールを受け取れないドメインにはその場で気づける。
使い捨てのアドレスへの対応も、ここで選べる。
打ち間違いの多いドメインに、候補を提示する
gmail.comをgmial.comと打ち間違えた場合も、正しい候補を提示して選んでもらえる。
入力した本人が候補をクリックすれば直る。
勝手に書き換えるのではなく、必ず本人の操作を挟む。
ドメインがメールを受け取れる状態かを調べる
そのドメイン宛にメールが届くかどうかの状態を調べる。
ここで確認するのはドメインの状態であり、個々の宛先が実在するかまでは、受信側の設定によって判定できないことがある。
書式の誤りや打ち間違いを送信前に減らすことが中心になる。
使い捨てアドレスへの対応を選べる
使い捨てのアドレスを検出したとき、登録を止めるか警告を出すかを選べる。
登録の質を保ちたいフォームでは、この判定が使い捨ての宛先を減らす。
動いているフォームへ、送信の仕組みを変えずに足す
メールアドレスの自動整形は、既存の問い合わせ・会員登録・注文のフォームに、今ある送信の流れを変えずに足せる。
特定のフォームにしか使えない仕組みではない。
問い合わせ・会員登録・注文、どのフォームにも同じ作りで組み込める
フォームの種類や数を問わず、同じ仕組みで組み込める。
問い合わせフォームからの返信が届かないとき、会員登録フォームで宛先の打ち間違いが多いと感じるとき、注文の確認メールを確実に届けたいとき、そのまま適用できる。
必要な場合は、確認の通知メールと組み合わせる
登録のときに確認の通知メールを送り、そこに載せたリンクを踏んだ人に限って登録を成立させる流れも作れる。
この場合、送信元のドメインの設定が必要だ。
ドメインの管理者に協力を仰ぐことがある。
よくある質問
個々の宛先が実在するかまで、この仕組みで保証できるか
ドメイン宛にメールが届く状態かどうかは調べられる。
ただし、個々の宛先が実在するかまでは、受信側の設定によって判定できないことがある。
送信前に防ぐ中心は、書式の誤りと打ち間違いの検出だ。
確認メールを入れるとき、必要な設定はあるか
確認メールを送るには、送信元のドメイン設定が必要になる。
場合によっては、ドメインの管理者に協力を仰ぐことになる。
使い捨てアドレスへの対応は、どう選べるか
検出したときの動きを、登録を止めるか警告を出すかで選べる。
登録の質を保ちたいフォームでは、登録を止める設定にする。
すでに動いているフォームを変える必要はあるか
既存のフォームに後から組み込める。
いまの送信の仕組みを大きく変える必要がないため、運用中のフォームにも足せる。
入力欄のチェックと確認メールは、どちらか一方だけか
両方組み合わせられる。
入力欄でのチェックを基本とし、必要な場合に確認の通知メールを足す。
確認メールの流れは、登録を二段階にしたいときに選ぶ。
この記事のポイント
- メールアドレス自動整形ツールは、送信前の画面で表記を整え、誤りを本人に知らせる
- 全角や余白、記号の抜け、ドメインの打ち間違い、使い捨てアドレスを送信前に直せる
- 返信が届かない問い合わせは、送信側から気づけないまま失われてしまう
- 問い合わせ・会員登録・注文のどのフォームにも、同じ作りで後から組み込める
- ドメインの受信状態は調べられるが、個々の宛先の実在は受信側の設定で判定できないことがある
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・ 複数業界における17年間のデジタルビジネス開発経験
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